事例紹介　野村不動産アメニティサービス株式会社様

—新たな価値創造への戦略的な道のり—
kintoneの導入により「人」の潜在的な価値を最大限に引き出す

野村不動産アメニティサービス株式会社様は、主に野村不動産グループが管理するオフィスビル、分譲マンション等の清掃業務を専門に行う会社です。

kintoneによる見積作成業務システム再構築を出発点に、現在は数あるその他業務システムの再構築、新規業務アプリの構築、ならびに業務プロセスの改善を段階的に進めています。kintoneを選んだ理由とスモールスタートの背景、その効果を伺いました。

（kintoneはサイボウズ株式会社のサービスおよび商標または登録商標です。）

データの再利用性を高める仕組みとワークフローの改善が必要だった

はじめに再構築した「見積作成業務」システムと、これに続き再構築した「スタッフ管理業務」・「商品販売業務」システムについて、再構築前に直面していた課題に焦点を当て、kintone導入の背景をお聞きしました。

導入の背景

「kintoneを導入する前は、清掃業務の見積作成に関わる一連の書類を表計算ソフトで作成しており、それぞれの書類に同じデータを入力する作業が発生していました。また、清掃スタッフの面接・採用業務および、清掃に必要な物品の販売業務に関わる書類も同じく表計算ソフトで作成していました。

いずれの書類も紙に出力していたため膨大な枚数を使用しており、入力間違いがあれば印刷し直す必要もありました。またそれぞれの申請は紙で回覧をしており、確認者・承認者不在のため承認が滞ることや、回覧がどこにあるのかわからない状況になることもありました。」（宮氏）

業務推進部　企画積算課　宮理恵氏

スモールスタートに最適、かつ柔軟

kintoneを選定した理由をお聞きしました。

選定の理由

「描いた『今後あるべき全体像』があり、成功させるためにはスモールスタートが最も適していると考えていました。長年続けてきた表計算ソフトでの業務から、新たにクラウドシステムに移行するとなった際に、一度に多くを変えてしまうと『今日からこれを使ってください』という一方通行の情報伝達しかできませんが、小さく始めて少しずつ慣れていってもらえば『こういうのを作りたい』『こういう仕組みはどう』という双方向の対話ができます。こういった対話や関係性が生じることで、主体的に仕組みづくりに参加する社員が増え、結果的にITリテラシーの底上げも図れると考え、この手法に適しているのがkintoneだと判断し選定に至りました。さらに、新型コロナのような予測できないことも起こり得る不確実な環境に対応をしていくためにも、自社独自の業務に合わせた仕組みを作るためにも、kintoneの柔軟性の高さが有効であると考えました。」（浅野氏）

業務推進部　企画積算課　課長　浅野文男氏

上司も部下も “楽” に

kintoneで各システムのアプリを順次構築し、「データの一元化」や「各種申請の電子化」を実現。その効果をお聞きしました。

kintone導入効果

「『見積作成』・『スタッフ管理』・『商品販売』全ての業務が “楽” になりました。

それぞれの業務においてマスタ情報を管理できることや、一度入力したデータを再利用できることから、複数の書類に同じ情報を入力する手間や間違いがなくなり、3業務分をあわせて年間約25,000枚使用していた紙は、ほぼゼロになりました。さらに、申請から承認にかかる日数は平均して2～3日程度でしたが、申請の電子化とルートの整理・可視化により、今では早ければ半日で処理が完了するようになりました。」（宮氏）

「承認する側も “楽” になりました。これまでは会社に戻らないと承認ができませんでしたが、外出先からでも承認作業が可能となったことで、業務におけるスピード感が向上しました。また、ワークフローアプリに付属しているコメント機能もありがたいです。社員からの『承認お願いします』というコメントに対して『今は手が離せないから終わったら確認します』といった、些細なやり取りですが、対面でしか会話ができなかった時と比べて、コミュニケーションが増えました。現場からの要望を受けてすぐにアプリを改修できる点も良いと思います。」（下山氏）

業務一部　一課　課長　下山弘路氏

総務部　総務課　髙木晶子氏

「kintoneのアプリ作成は私にとって想像以上に複雑で大変でした。キヤノン電子テクノロジーさんの力添えがなければここまで進まなかったと思います。私たちが言ったことをただ言ったとおりに具現化して不具合が起きてしまうということは一切ありません。私たちの要求の本質を一つ一つ確認し、考えが及ばないことも提案していただけるので、kintone導入効果が高まったと感じています。」（髙木氏）

「ありがたいことに、ITに興味を持つ社員や、貴重な意見や要望を提供してくれる社員が現れています。こういった社員との対話が次のステップにつながっていくので、kintoneを選んでスモールスタートをした意味があったと思います。こういった声を計画に取り入れ、対話を継続していくことでさらに有用な仕組みに発展させることが可能と考えています。」（浅野氏）

IT利活用が「人」にしかできない新たな価値を創造する力に

今後の展望をお聞きしました。

今後の展望

「kintoneの利用による生産性向上を確かなもの、当たり前のことにしていくためにも、ITガバナンスの強化が今後の課題となります。これまで様々なシステム開発会社を見てきましたし、私自身厳しいことも言いますが、キヤノン電子テクノロジーさんは、求めている以上の返答をしていただけるため貴重な存在です。ITガバナンス強化に関するアプローチや方法についても話を伺い、共に学び成長もしながら、仕組みづくりを支援していただきたいと思います。

弊社のビジネスには、おかげさまで安定した需要があります。この安定性を活かして新たな成長機会を模索し、事業をさらに発展させなければいけません。そして清掃業の我々が提供できる価値は『人』であり、『人』は最重要資本です。『人』そのものの真の価値を引き出すためは、生産性向上やITリテラシー向上が不可欠な要素であり、kintoneをはじめとするIT利活用の継続的な取り組みが、『人』にしか創造できない新たな価値を生み出すことにつながると考えています。」（浅野氏）